Noorderpoort is één van de grootste ROC’s (Regionaal Opleidingscentrum) van Noord-Nederland. Er studeren zo’n 14.000 mbo-studenten en 1200 cursisten op zestien verschillende locaties in de provincies Groningen en Drenthe. Noorderpoort heeft 1600 medewerkers in dienst, waaronder Ubel (adviseur en inhoudsdeskundige op het gebied van informatiemanagement) en Arnoud (ICT-applicatiebeheerder). Zij werken samen aan diverse projecten op facilitair vlak en vertellen over hun ervaringen met het room- en deskmanagementsysteem van GoBright en hun samenwerking met Epatra.

 Op Noorderpoort werden al geruime tijd verschillende systemen gebruikt om ruimtes te reserveren. Er ontstond de wens om deze systemen samen te brengen in één applicatie, met mogelijkheden voor ‘wayfinding’ voor zowel interne als externe werkplekken. Op een promotiebeurs in Groningen zag men bij de stand van Bano de room- en deskmanagementoplossing van GoBright. “De accountmanager van Bano bracht ons in contact met GoBright en vervolgens hebben we GoBright zelf bezocht voor een tweede demo. We zijn toen ook in contact gekomen met Epatra. Uit die contacten zijn toen verschillende zaken in gang gezet.”

Oplossingen van GoBright

Al snel was duidelijk dat de applicatie van GoBright de oplossing vormde voor de wens die Noorderpoort had. “GoBright heeft een prachtig systeem om te reserveren. Ons tweede doel met een nieuw systeem was ook om de no shows inzichtelijk te krijgen. Het systeem van GoBright voldoet aan deze twee eisen.”

In augustus 2020 is Noorderpoort gestart met een pilot op het Bestuursbureau, een kantoorlocatie waar alleen medewerkers werkzaam zijn. “Men wilde hier af van de vaste werkplekken en meer flexibele werkplekken realiseren. Medewerkers moeten nu een werkplek of werkruimte van tevoren reserveren én inchecken op het moment dat ze de ruimte daadwerkelijk in gebruik nemen. Dit is een behoorlijke cultuurverandering binnen de organisatie en dit vergt de nodige tijd. Er zijn nu 53 werkplekken opgenomen in de pilot. Als de pilot slaagt, zou men het liefst het systeem uitrollen over heel Noorderpoort. Uiteraard moet nog wel gekeken worden of dit ook past binnen een onderwijsomgeving.

Bijdrage van Epatra

In dit project speelt Epatra een belangrijke rol, zowel voor Noorderpoort als ook voor Bano. “Epatra is echt onze partner in dit project. Epatra biedt ons ondersteuning en geeft ons advies over hoe we bepaalde zaken moeten aanpakken”, aldus de collega’s van Noorderpoort. “Epatra is hierin als het ware het adviesorgaan voor Bano, vanwege hun specialisme op de technische details.” Epatra wordt verder omschreven als bereidwillig en meewerkend. “Gewoon hoe een partner zou moeten zijn. We worden echt gezien door hen, zowel in het voortraject als ook in de implementatie. Ze zijn gewoon heel klantvriendelijk.” De klantvriendelijkheid wordt erg gewaardeerd door Noorderpoort. Het uit zich onder andere in een duidelijke en specifieke planning. “We hebben de planning vooraf goed met elkaar doorgesproken, dat was al heel fijn, en hij is ook grotendeels zo uitgevoerd. En als er issues waren, werden die snel opgepakt.” Kortom: “Er was en is gewoon een heel goedlopende, prettige onderlinge samenwerking. We weten elkaar te vinden als dat nodig is!”

Room en Desk management

Zou men de GoBright-oplossingen omtrent room management en desk management willen adviseren aan andere scholen? “Ja”, zeggen beide medewerkers hierop volmondig. “Ja, als je op zoek bent naar een oplossing op dit gebied, en dan bedoel ik dus het reserveren van werkplekken en het analyseren van no shows, biedt GoBright zeker het juiste systeem.” Men benoemt drie verschillende redenen. “Allereerst is de prijs-kwaliteitverhouding goed. Maar ik zou het met name adviseren vanwege de goed doordachte inhoud en als derde ook zeker de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Zo’n systeem moet niet te technisch voor medewerkers. Het moet voor zich spreken wat je moet doen zonder dat daar een hele cursus aan vooraf gaat. Ja, het is zeker een aanrader!”

Sinds 1,5 jaar is Jan Verweij accountmanager van deze afdeling en sindsdien werkt hij samen met Epatra. “De Kantoorspecialist is een jong bedrijf met veel gedreven medewerkers. We zijn optimistisch. En dat kun je ook over Epatra zeggen. Er is daardoor denk ik een goede klik en verbinding met Epatra.”

Het contact tussen De Kantoorspecialist en Epatra dateert al van ruim 7 jaar geleden. “De voormalig sales manager van ons kende de directeur van Epatra en zij hebben ondersteund bij het opstarten van onze AV-afdeling. Inmiddels zijn wij behoorlijk gegroeid en hebben we zelf de nodige kennis in huis.” Maar Epatra blijft een onmisbare aanvulling. “Als wij een bepaald probleem hebben of ergens een vraag over hebben, dan zoeken zij voor ons. Zij zijn meer op de hoogte van alle producten dan wat wij dat kunnen zij. Dus zij hebben meer kennis en ervaring dan wij, en daar maken we graag gebruik van.”

Jan beschrijft Epatra als laagdrempelig en makkelijk bereikbaar. “De communicatie is goed. We hebben korte lijntjes en krijgen van de binnendienst altijd snel reactie op onze vragen.” En dat wordt als zeer positief ervaren. “Het schept dan toch een bepaald vertrouwen, dat je op ze aankunt als dat nodig is.”

Of ze Epatra zouden aanbevelen als partner? “Ja, dat absoluut. Het is een no-nonsense bedrijf, dat zeer accuraat te werk gaat. Dat waarderen wij erg en het past bij ons als bedrijf. We zijn zeer tevreden en hopen op een gelijke voortgang van deze fijne samenwerking.”

“Voor specialistische audiovisuele oplossingen schakelen we Epatra graag in”. Dat is de conclusie die Iwan Prij trekt. Iwan werkt ruim 20 jaar voor Noordhuis, een totaalleverancier voor kantoren. “We zijn een regionale speler in Noord-Oost Nederland. We hebben vier vestigingen, met een hoofdvestiging in Meppel, waar onder andere de afdeling voor de verkoop van audiovisuele oplossingen gevestigd is. Iwan Prij is accountmanager audiovisuele oplossingen bij Noordhuis. “De afdeling Audiovisueel is grotendeels werkzaam in het onderwijs. Maar we doen ook projecten in de zorg en in de zakelijke markt.”

De afdeling houdt zich bezig met heel diverse audiovisuele oplossingen. “Momenteel hebben we echter het meeste te maken met touch-schermen.” Van oudsher waren het vooral beamers, in bijvoorbeeld leslokalen en vergaderruimtes. “Nu zien we beamers eigenlijk alleen terug in hele grote zalen of aula’s. Er komt dan veel meer kennis bij kijken en er zijn andere vaardigheden nodig voor de installaties. En dan zijn we erg blij dat we Epatra kunnen inschakelen! We hebben gedeeltelijk wel de kennis, maar de ontwikkelingen op deze markt gaan zó ontzettend snel. Dat kunnen wij gewoon niet bijhouden, daar zijn we te klein voor.”

De projectbegeleiding is elk project anders

Iwan is zeer positief over de projectbegeleiding door Epatra en ook over hun contactpersoon, Sander van Duuren. De mate van projectbegeleiding verschilt per project. De ene keer zijn ze een technische gesprekspartner die heel persoonlijk betrokken is bij de klant. “Soms gaat Sander mee naar een klant en licht hij persoonlijk het een en ander toe. Dat is echt heel fijn, omdat hij zoveel technische kennis heeft”. Een andere keer heeft Iwan zelf het klantencontact en stuurt hij Sander informatie toe. “Vervolgens krijg ik dan hun advies te horen en brengen zij een offerte uit. Deze stuur ik dan naar de klant. 9 van de 10 keer wordt het dan wel een opdracht.”

Iwan is niet alleen positief te spreken over het klantencontact, maar ook over de installaties. “Het prettige van Epatra is dat ze het ook meteen kunnen installeren. Ze hebben veel kennis en weten gewoon alles van de technische randzaken. Zij doen het dagelijks en zijn hier heel professioneel in.”

Sinds jaar en dag

Noordhuis doet al jaren zaken met Epatra en er zijn inmiddels al heel wat projecten afgerond. Iwan zelf heeft nu vier projecten ervaring met Epatra. “En elke keer is dat heel erg goed gegaan. Er was steeds heel prettig contact. En als er eens wat aangepast moest worden, waren ook de installateurs bereid om mee te denken en advies te geven.”

Ook de klanten van Noordhuis zijn positief. “Wij hebben zeer tevreden klanten, ook al doet een externe partij de installatie. We geven vaak eerlijk aan: dit is zó specialistisch, daar hebben we een hele goede partner voor. En de klant is alleen maar blij dat hij vakkundige begeleiding krijgt.”

Het mooie van de samenwerking met Epatra is dat de eigen kennis ook toeneemt. “Ik leer gewoon veel van de contacten met Sander. Zo doen we nu veelal zelf de inventarisaties en dan krijgen we daarna van Epatra een offerte naar aanleiding van onze verzamelde klantinformatie. Zo kunnen we zelf het verkooptraject doen en ook de installaties zoveel mogelijk. En als het complexer wordt, besteden we het aan Epatra uit.”

“We zijn uiterst tevreden met de zaken die wij met Epatra doen en zouden dat zeker aanbevelen. Het assortiment van Epatra is goed, ze geven deskundig advies en laten zien dat ze kennis hebben van de nieuwste oplossingen op het gebied van Audiovisuele middelen. Verder hebben ze een vlotte en prettige communicatie en bieden ze een fijne verkoopondersteuning. We zijn zeer tevreden met hun professionele installaties.”